Conflicten tussen volmachtbedrijven en bemiddelingsbedrijven
Het kan voorkomen dat er conflicterende belangen (dreigen te) ontstaan tussen het volmachtbedrijf en het bemiddelingsbedrijf. Dit kan omdat het bemiddelingsbedrijf de belangen van de klant behartigt, terwijl het volmachtbedrijf juist handelt namens verzekeraars. Wanneer er sprake is van conflicterende belangen tussen het bemiddelingsbedrijf en het volmachtbedrijf, wordt er niet voldaan aan hetgeen de wetgever middels Wft (artikel 3:17) heeft beoogd te regelen.
Voor een integere bedrijfsvoering is het belangrijk dat de mogelijk dreigende situaties en de manier waarop de feitelijk leider van het bemiddelingsbedrijf c.q. volmachtbedrijf in zo’n situatie moet handelen, worden omschreven. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er situaties ontstaan die vooraf niet zijn omschreven, maar waarbij wel sprake is van een conflicterend belang. In die gevallen moet het ook duidelijk zijn op welke wijze er gehandeld moet worden.
De NVGA heeft een instructie opgesteld op welke wijze een huisvolmacht maatregelen dient te nemen om, in geval van conflicterende situaties, een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te realiseren.
Beleid
- De feitelijk leider is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
- Wanneer de in het volmachthandboek genoemde procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld moet worden, dan beslist de feitelijk leider.
Beslissingen om af te wijken van de in handboeken genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:
- Binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider.
- In afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider en van de volmachtgever.
Als er bij een schade gediscussieerd wordt over de schuldvraag en er zijn twee of meer van onze (volmacht)verzekerden bij betrokken, dan kan de schaderegeling geheel of gedeeltelijk uit handen worden gegeven aan één van de betrokken verzekeraars.
- De feitelijk leider is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
- Wanneer de in het volmachthandboek genoemde procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld moet worden, dan beslist de feitelijk leider.
Beslissingen om af te wijken van de in handboeken genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:
- Binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider.
- In afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider en van de volmachtgever.
Als er bij een schade gediscussieerd wordt over de schuldvraag en er zijn twee of meer van onze (volmacht)verzekerden bij betrokken, dan kan de schaderegeling geheel of gedeeltelijk uit handen worden gegeven aan één van de betrokken verzekeraars.
Voorbeelden van conflicterende belangen
In de volgende situaties kan er sprake zijn van conflicterende belangen:
- Het bemiddelingsbedrijf doet een toezegging die het volmachtbedrijf niet kan waarmaken.
- Het bemiddelingsbedrijf vraagt om het afwijken van de geldende opzegtermijn.
- Het volmachtbedrijf doet een coulance schade-uitkering.
- Het volmachtbedrijf behandelt een schademelding van een medewerker van het bemiddelingsbedrijf.
In de volgende situaties kan er sprake zijn van conflicterende belangen:
- Het bemiddelingsbedrijf doet een toezegging die het volmachtbedrijf niet kan waarmaken.
- Het bemiddelingsbedrijf vraagt om het afwijken van de geldende opzegtermijn.
- Het volmachtbedrijf doet een coulance schade-uitkering.
- Het volmachtbedrijf behandelt een schademelding van een medewerker van het bemiddelingsbedrijf.
